Opšti uslovi korišćenja

Ovi uslovi uređuju korišćenje aplikacije Alpha3Quality. Sa klijentom koji je potpisao ugovor o pretplati oni su sastavni dio tog ugovora; ako se ugovor i ovi uslovi razilaze, važi ugovor.

1. Isporučilac

Aplikaciju i sajt alpha3quality.com drži Alpha3Quality, iz Bosne i Hercegovine.

Adresa za poslovnu komunikaciju je prodaja@alpha3quality.com. Poruke iz aplikacije dolaze sa noreply@alpha3quality.com i na njih se ne odgovara.

Klijent je pravno lice koje je naručilo pretplatu. U aplikaciji mu odgovara jedna organizacija — zapis u kojem stoje njegovi podaci i koji je odvojen od svih drugih organizacija na istom serveru.

2. Predmet

Isporučilac daje klijentu pristup web aplikaciji za vođenje sistema menadžmenta po standardima ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001 i ISO/IEC 20000-1.

Klijent plaća norme koje je uključio, a ne cijelu aplikaciju. Normu uključuje i isključuje isporučilac. Isključenje norme ne briše zapise koji su po njoj nastali.

Aplikacija je softver kao usluga. Klijent ne dobija kopiju programa, izvorni kod, pravo na instalaciju na svom serveru niti pristup bazi podataka.

Uvođenje i prenos postojeće dokumentacije, kao i obuka zaposlenih, nisu dio pretplate i plaćaju se odvojeno, samo ako su naručeni.

3. Otvaranje naloga i korisnici

Samoregistracija sa javne stranice je zatvorena. Nalog otvara isporučilac, poslije dogovora. Korisnik lozinku zadaje sam, preko linka koji mu dolazi na e-poštu, i nalog ne radi dok adresa ne bude potvrđena. Link važi 48 sati; poslije toga se novi dobija pokušajem prijave.

Klijent odgovara za to da:

• svaki korisnik ima svoj nalog i svoju lozinku — dijeljena prijava upisuje pogrešno ime u zapis, a zapis sa pogrešnim imenom je za audit gori od nepostojećeg;
• se nalog korisnika koji je otišao iz organizacije ukloni;
• lozinke nisu dostupne trećima.

Prijava može tražiti i drugi korak: kod koji dolazi na e-poštu korisnika. Kod važi 5 minuta i poništava se posle pet promašaja. Na pojedinačnom nalogu je podrazumijevano isključen; administratoru platforme je obavezan i ne može se ugasiti. Taj kod ide istim putem kao i sva ostala pošta iz aplikacije, pa na njega važi i član 11.4.

4. Cijena

Cijena se obračunava po broju zaposlenih klijenta i broju uključenih normi — po istome po čemu se obračunava i sertifikacioni audit. Važeći cjenovnik je objavljen na stranici Cijene i sastavni je dio ovih uslova.

Cijene su u konvertibilnim markama i bez PDV-a. Kad isporučilac pređe prag PDV-a, na fakturi se pojavi PDV po zakonskoj stopi, a cijena iz cjenovnika se ne mijenja — PDV se dodaje na nju.

Broj zaposlenih se uzima na dan fakturisanja. Ako organizacija poraste u toku godine, nivo cijene se mijenja od sljedeće fakture, ne odmah. Norma se može dodati u toku godine i doplaćuje se samo do kraja tekućeg perioda. Isključenje norme u toku perioda ne daje pravo na povraćaj za preostale mjesece.

5. Faktura i plaćanje

Ugovor se sklapa na 12 mjeseci i fakturiše jednom, unaprijed, za cijeli period. Plaća se virmanom, u roku koji stoji na fakturi. Kartično plaćanje nije dostupno i aplikacija ne prima podatke o kartici ni u jednom obliku.

Kad faktura bude plaćena, isporučilac u aplikaciju upisuje datum do kog je plaćeno. Taj datum je jedini podatak iz kog aplikacija zna stanje pretplate. Aplikacija ne vodi istoriju naplate, plan ni stavke fakture — faktura, izvod i knjiženje su van aplikacije.

6. Kad pretplata ne bude plaćena

Pristup se ne zaustavlja na dan do kog je plaćeno. Posle tog datuma teče rok od 90 dana u kojem aplikacija radi normalno i bez ograničenja. Taj rok ne mijenja rok plaćanja iz člana 5 i ne odlaže obavezu: zakašnjela faktura ostaje zakašnjela, sa svim što iz toga slijedi po zakonu i po ugovoru.

Kad prođe i taj rok, aplikacija sama suspenduje organizaciju. U zapis se upisuje dan suspenzije i razlog, sa datumima — do kad je bilo plaćeno i kad je rok istekao — i taj tekst korisnik vidi na zaključanim vratima, pa zna za koji period i kome se javlja.

Organizacija kojoj pretplata nije dogovorena (datum do kog je plaćeno nije upisan) ne suspenduje se automatski. Pristup se vraća najkasnije prvog radnog dana po evidentiranju uplate, i organizacija zatiče sve kako je ostavila.

7. Šta suspenzija jeste, a šta nije

Suspenzija je brava na ulazu, ne brisanje. Zapisi klijenta se ne diraju: obaveza čuvanja zapisa ne prestaje time što faktura nije plaćena. Za vrijeme suspenzije nijedan radni ekran se ne otvara, ništa se ne upisuje i ne briše, i podsjetnici se ne šalju.

Izvoz podataka ostaje dostupan i za vrijeme suspenzije, sa stranice obavještenja. Suspenzija zaustavlja rad u sistemu, a ne pravo klijenta da dođe do svojih zapisa. Podaci u aplikaciji su i lični podaci zaposlenih klijenta; isporučilac se na zadržavanje izvoza kao zalogu za dug ne poziva.

8. Izvoz podataka

Podaci u aplikaciji su klijentovi. Izvoz postoji i dok je pretplata aktivna, ne samo na izlasku: svaki registar u Excel i Word, svaki dokument i procedura u Word sa zaglavljem po klauzuli 7.5.2 a), zapis preispitivanja rukovodstva kao izvještaj, i prazan obrazac za štampu.

Izvoz registra nosi kolone liste, ne sva polja zapisa. Prilozi — otpremljeni fajlovi, na primjer ljekarski nalaz uz incident ili sertifikat uz obuku — nisu dio izvezenih Excel i Word fajlova i preuzimaju se pojedinačno, sa zapisa na koji su priloženi.

Aplikacija nema izvoz cijele organizacije jednim potezom i klijent ne dobija kopiju baze podataka. Na pisani zahtjev klijenta isporučilac dostavlja sve njegove priloge u jednoj arhivi u roku od 7 radnih dana, a potpunu mašinski čitljivu kopiju njegovih podataka u roku od 15 dana, bez naplate.

9. Koliko se podaci čuvaju

Posle suspenzije ili prestanka ugovora podaci klijenta se čuvaju još 90 dana i klijent u tom roku ima pravo na izvoz. Poslije toga ih isporučilac smije obrisati, uz prethodno pisano obavještenje klijentu najmanje 15 dana unaprijed.

Na pisani zahtjev klijenta isporučilac briše njegove podatke u roku od 15 dana i to pisano potvrđuje. Posle brisanja podaci još do 14 dana stoje u sigurnosnim kopijama i ispadaju rotacijom; iz njih se u aplikaciju ne vraćaju, osim radi otklanjanja havarije.

Trag o radnjama isporučioca nad organizacijom — upisana, suspendovana, vraćena, norma uključena, korisnik dodat — čuva se i poslije brisanja podataka, jer je to dokaz šta je isporučilac uradio i kada. Trag nosi naziv organizacije i ime korisnika, bez sadržaja zapisa.

10. Obaveze klijenta

• upisuje podatke koji su tačni i koje ima pravo da upisuje;
• za lične podatke svojih zaposlenih i trećih lica postupa kao rukovalac, po ugovoru o obradi i Zakonu o zaštiti ličnih podataka BiH;
• obavještava svoje zaposlene o tome da se njihovi podaci — uključujući zapise o povredama na radu i ocjene kompetentnosti — vode u ovoj aplikaciji;
• ne otprema priloge koji nisu potrebni za sistem menadžmenta;
• aplikaciju ne koristi za obradu podataka trećih organizacija, za preprodaju pristupa niti protivno zakonu;
• ne pokušava pristup podacima drugih organizacija, zaobilaženje ograničenja ni ispitivanje bezbjednosti bez pisanog dogovora.

Jedan prilog smije biti najviše 32 MB; izvršni fajlovi i SVG se ne primaju.

11. Dostupnost, podrška, kopije i pošta

11.1 Isporučilac aplikaciju drži dostupnom u svom uobičajenom radu, ali ne garantuje određeni procenat dostupnosti. Ugovor nema SLA, i to je rečeno otvoreno, a ne prećutano. Ako klijentu treba garantovana dostupnost sa mjerenjem i penalima, ugovara se posebno i plaća odvojeno. Planirano održavanje se najavljuje jedan radni dan unaprijed i radi se van radnog vremena, osim bezbjednosne zakrpe, koja se ugrađuje odmah.

11.2 Podrška ide na e-poštu, bez naplate po pozivu, sa odgovorom u roku od jednog radnog dana. Pokriva rad aplikacije. Ne pokriva savjetovanje o samom sistemu menadžmenta, pisanje dokumentacije ni pripremu za audit — to su odvojene usluge.

11.3 Aplikacija svake noći pravi sigurnosnu kopiju baze i priloga i čuva je 14 dana.

11.4 Obavještenja iz aplikacije — odobrenja, podsjetnici, pozivi, reset lozinke, kod za drugi korak prijave — idu kroz vanjskog isporučioca pošte. Dostava pošte nije pouzdana i isporučilac je ne garantuje. Rok iz aplikacije važi bez obzira na to da li je obavještenje o njemu stiglo; klijent se na obavještenja ne smije oslanjati kao na jedinu kontrolu rokova.

12. Zapisi, dokazi i sertifikacioni audit

Isporučilac garantuje da:

• zapis koji je klijent upisao ostaje kako je upisan i ne mijenja se bez radnje korisnika;
• aplikacija vodi trag odobravanja: ko je šta odobrio i kada;
• dokumenti nose podatke po kojima se identifikuju — naziv organizacije, broj, oznaku, verziju, datum od kad važi i stanje — i to i u izvezenom fajlu;
• povučen dokument je i u izvozu označen kao neaktivan, sa datumom;
• istorija verzija dokumenta se čuva, a raspored na radno mjesto koji više ne važi dobija datum do kada i ne briše se;
• podaci klijenta su odvojeni od podataka drugih organizacija na istom serveru, i taj mehanizam se provjerava automatskim testovima.

Isporučilac ne garantuje:

• da će klijent dobiti ili zadržati sertifikat — sertifikaciju vodi sertifikaciono tijelo po svojim pravilima, a aplikacija je alat, ne garancija ishoda;
• da je sadržaj zapisa tačan, potpun i dovoljan — aplikacija na mnogim mjestima odbija da zatvori zapis dok ne postoji ono što klauzula traži, i tada imenuje klauzulu, ali ne ocjenjuje kvalitet upisanog;
• da će auditor prihvatiti elektronski zapis bez štampanog i potpisanog dokumenta;
• da je mapiranje klauzula na ekrane konačno i obavezujuće;
• da aplikacija pokriva zahtjeve koji nisu iz podržanih standarda.

Klijent ostaje odgovoran za svoj sistem menadžmenta.

13. Ograničenje odgovornosti

Isporučilac odgovara za štetu koju prouzrokuje namjerno ili grubom nepažnjom, u obimu koji zakon ne dopušta da se ograniči. Za ostalo je ukupna odgovornost isporučioca ograničena na iznos pretplate koju je klijent platio u 12 mjeseci prije nastanka štete.

Isporučilac ne odgovara za:

• izgubljenu dobit, izgubljen posao, izgubljen ili neproduljen sertifikat, kaznu nadzornog organa ni drugu posrednu štetu;
• štetu iz netačnih ili nepotpunih podataka koje je upisao klijent;
• štetu iz postupanja korisnika klijenta, uključujući dijeljenje lozinki;
• nedostupnost zbog prekida kod isporučioca servera, mreže, DNS-a ili pošte, i zbog sile više;
• neisporučeno obavještenje e-poštom (član 11.4);
• gubitak podataka koje je klijent sam izbrisao.

Klijent je dužan da štetu prijavi pisano, u roku od 30 dana od dana kad je za nju saznao.

14. Trajanje i raskid

Ugovor se sklapa na 12 mjeseci i produžava se automatski za novih 12 mjeseci, osim ako ga strana ne otkaže pisano najkasnije 30 dana prije isteka tekućeg perioda.

Klijent može raskinuti i prije isteka, pisano, sa otkaznim rokom od 30 dana; plaćena pretplata za tekući period se ne vraća, osim ako je raskid nastao zbog bitne povrede ugovora od strane isporučioca.

Isporučilac može raskinuti pisano: ako pretplata ne bude plaćena i poslije suspenzije, uz prethodnu pisanu opomenu i rok od 15 dana; ako klijent bitno krši član 10, uz opomenu i rok za ispravku od 15 dana, osim kad se krši zakon ili ugrožava bezbjednost drugih organizacija — tada odmah; ili sa otkaznim rokom od 90 dana bez navođenja razloga, uz vraćanje neiskorišćenog dijela plaćene pretplate po srazmjeri.

Posle prestanka ugovora važe članovi 8 i 9: klijent ima pravo na izvoz, a podaci se čuvaju i brišu po rokovima iz člana 9.

15. Izmjene uslova i cijena

Isporučilac smije mijenjati ove uslove i cjenovnik. Izmjena se klijentu javlja pisano najmanje 30 dana prije stupanja na snagu i za tekući plaćeni period ne mijenja cijenu. Ako klijent izmjenu ne prihvati, može raskinuti ugovor do dana stupanja izmjene na snagu, a isporučilac mu vraća neiskorišćeni dio plaćene pretplate po srazmjeri.

Stranica Cijene i ovi uslovi ne smiju se razići. Ako se raziđu, za klijenta važi ono što je za njega povoljnije.

16. Intelektualna svojina

Aplikacija, njen izvorni kod, baza šablona dokumenata i mapiranje klauzula na ekrane ostaju vlasništvo isporučioca.

Podaci, dokumenti i zapisi koje je upisao klijent ostaju klijentovi. Isporučilac ih obrađuje samo da bi pružio uslugu i ne koristi ih ni za koju svoju svrhu — uključujući statistiku, uzorke i obuku modela — bez posebnog pisanog dogovora. Klijenta kao referencu navodi samo ako je klijent to pisano dopustio.

17. Lični podaci

Klijent je rukovalac, isporučilac obrađivač. Obradu uređuje ugovor o obradi ličnih podataka, koji se potpisuje zajedno sa ugovorom o pretplati i u kojem su poimenično navedeni svi podobrađioci i mjesta gdje podaci stoje. Šta aplikacija drži i kome se podaci predaju stoji i u politici privatnosti.

Aplikacija obrađuje i podatke o zdravlju — zapise o povredama na radu — što je posebna kategorija podataka po Zakonu o zaštiti ličnih podataka BiH.

18. Primjenjivo pravo

Na ugovor se primjenjuje pravo Bosne i Hercegovine. Strane spor rješavaju sporazumno; ako ne uspiju, nadležan je stvarno i mjesno nadležan sud u Bosni i Hercegovini. Obavještenja se dostavljaju pisano, na adrese iz ugovora. Ako je neka odredba ovih uslova nevažeća, ostale ostaju na snazi.

Pitanja o uslovima i pretplati: prodaja@alpha3quality.com