Politika privatnosti

Okvir je Zakon o zaštiti ličnih podataka Bosne i Hercegovine (Službeni glasnik BiH 12/25). Nadzorni organ je Agencija za zaštitu ličnih podataka u Bosni i Hercegovini.

1. Ko smo

Aplikaciju i sajt alpha3quality.com drži Alpha3Quality, iz Bosne i Hercegovine.

Za pitanja o ličnim podacima: prodaja@alpha3quality.com. Za pitanja o pretplati: prodaja@alpha3quality.com.

2. Dvije različite uloge — pročitajte ovo prvo

Ova politika pokriva dvije stvari koje se po zakonu ne tretiraju isto, i razlika je važna za vaša prava.

1) Sajt i otvaranje naloga. Kad posjetite javne stranice ili nam se javite e-poštom, mi smo rukovalac vaših podataka. Pokrivaju odjeljci 3 do 6.

2) Podaci u aplikaciji. Zapisi sistema menadžmenta — dokumenti, auditi, obuke, incidenti, imena ljudi uz zapise — pripadaju organizaciji koja je pretplatnik. Ona odlučuje šta se upisuje i zašto; ona je rukovalac, a mi smo samo obrađivač i radimo po njenom nalogu. Pokriva odjeljak 7.

Praktično: ako ste zaposleni u firmi koja koristi aplikaciju i hoćete da vidite, ispravite ili obrišete svoje podatke iz zapisa — zahtjev ide vašem poslodavcu, ne nama.

3. Sajt: šta skupljamo

3.1 Kolačići

Postavljamo dva, i oba su potrebna da sajt i prijava rade: kolačić sesije, koji vas drži prijavljenim i pamti izabrani jezik (traje 120 minuta neaktivnosti, označen je kao HttpOnly i SameSite=Lax, a preko HTTPS-a i kao Secure), i token obrasca, koji štiti od podmetnutog slanja obrasca sa drugog sajta.

Nemamo analitiku. Nema Google Analyticsa, nema piksela, nema reklamnih ni pratećih kolačića, nema profilisanja. Zato nema ni prozora za pristanak na kolačiće: nijedan kolačić koji postavljamo ne postoji zbog nas nego zbog toga da usluga radi.

3.2 Zapis na serveru

Server zapisuje tehničke podatke o zahtjevima i o prijavama: uspjelu i neuspjelu prijavu, zaključavanje naloga posle pet neuspjelih pokušaja u minuti, odjavu i promjenu lozinke kroz reset. Uz te zapise stoji IP adresa. Lozinka se ne upisuje nigdje. Zapisi se čuvaju 14 dana i brišu se rotacijom sami.

Zašto: napad pogađanjem lozinke inače izgleda isto kao tišina.

3.3 Obrazac za otvaranje naloga

Samoregistracija je zatvorena — nalog otvaramo mi, po ugovoru. Dok je obrazac zatvoren, stranica ne učitava nijednu skriptu treće strane.

Ako se obrazac ponovo otvori, uz upis se Googleu šalje vaša IP adresa i podaci o ponašanju u pregledaču, radi provjere da obrazac ne popunjava automat (reCAPTCHA), a servisu Have I Been Pwned prefiks heša lozinke — ne i sama lozinka — radi provjere da lozinka nije u poznatim procurjelim spiskovima.

3.4 Fontovi

Javne stranice i platno za crteže u aplikaciji učitavaju fontove sa fonts.googleapis.com i fonts.gstatic.com. Google tada vidi vašu IP adresu i podatke pregledača.

3.5 Kad nam pišete

Ako nam se javite e-poštom, čuvamo vašu adresu, ime i sadržaj prepiske da bismo odgovorili i vodili evidenciju ponude — dvije godine od posljednje poruke, a dokumentaciju o zaključenom ugovoru u rokovima koje traže poreski i računovodstveni propisi.

4. Sajt: zašto to smijemo

• kolačić sesije i token obrasca — potrebni su da usluga radi, i za bezbjednost prijave;
• zapis prijava i IP adresa — naš opravdani interes: zaštita naloga od pogađanja lozinke;
• reCAPTCHA, kad je obrazac otvoren — naš opravdani interes: zaštita obrasca od automatskih upisa;
• prepiska — izvršenje ugovora, odnosno naš opravdani interes za ponudu koju ste tražili.

5. Sajt: kome podatke predajemo

Podatke ne prodajemo i ne dajemo nikome za marketing. Predajemo ih državnim organima kad nas na to obaveže zakon ili sudska odluka.

6. Sajt: vaša prava

Imate pravo da od nas tražite:

• pristup — šta o vama imamo;
• ispravku netačnog podatka;
• brisanje, kad za čuvanje nemamo osnov;
• ograničenje obrade i prigovor na obradu po opravdanom interesu;
• kopiju u uobičajenom formatu.

Zahtjev šaljete na prodaja@alpha3quality.com i odgovaramo u roku od 30 dana. Ako sumnjamo da zahtjev nije vaš, tražićemo da se identifikujete. Pritužbu možete uputiti i Agenciji za zaštitu ličnih podataka u Bosni i Hercegovini (azlp.ba).

Dvoje treba reći otvoreno: brisanje iz zapisa na serveru je ograničeno — oni se brišu rotacijom u roku od 14 dana i u njima se ne traži pojedinačno; i obrisani podaci još do 14 dana stoje u sigurnosnim kopijama, iz kojih ih ne vraćamo.

7. Aplikacija: podaci pretplatnika

U ovom dijelu nismo rukovalac. Rukovalac je organizacija koja je pretplatnik, a naša obaveza prema njoj stoji u ugovoru o obradi ličnih podataka.

7.1 Šta aplikacija drži

• nalog korisnika — ime, e-adresa, telefon, lozinka u heširanom obliku, datum potvrde adrese, uloge, i — kad je drugi korak prijave uključen — heš koda poslatog na e-poštu, sa rokom i brojem promašaja;
• zapisi — imena auditora, vlasnika procesa, učesnika sastanaka i onoga ko je odobrio, uz datum;
• radna mjesta — ko drži koje radno mjesto, od kad do kad, ocjena kompetentnosti i opis nedostatka;
• obuke — ko je obučen, kod kog izvođača, kad, ocjena djelotvornosti;
• konsultovanje radnika — učesnici, teme, prepreke učešću;
• incidenti po bezbjednosti i zdravlju na radu — ime povrijeđenog, opis povrede ili oboljenja, broj izgubljenih dana, učesnici istrage. To su podaci o zdravlju, posebna kategorija po zakonu;
• prilozi — otpremljeni fajlovi: ljekarski nalaz, sertifikat o obuci, skenirani dokumenti. Šta je u fajlu ne znamo, a u njemu može stajati i više podataka nego u poljima;
• trag radnji isporučioca — naziv organizacije i ime korisnika uz radnju administracije platforme.

Podaci su odvojeni po organizaciji: svaki upit u bazu sam dobija filter po organizaciji prijavljenog korisnika, a prilog druge organizacije vraća 404 — druga organizacija ne sazna ni da postoji.

7.2 Koliko se čuva

Dok traje pretplata, i dalje po rokovima iz opštih uslova: 90 dana od suspenzije ili prestanka ugovora, uz pravo pretplatnika na izvoz u tom roku, a poslije toga brisanje uz prethodno obavještenje.

Istorija se u pojedinim registrima namjerno čuva: raspored na radno mjesto koji više ne važi dobija datum do kada i ne briše se, jer dokaz o kompetentnosti vrijedi samo uz period na koji se odnosi. Isto je sa verzijama dokumenata i zapisima o auditima — to su dokazi za sertifikacioni audit.

7.3 Ako ste zaposleni kod pretplatnika

Vaša prava ostvarujete kod svog poslodavca. On odlučuje šta se o vama upisuje i koliko dugo se čuva, i on je dužan da vas o tome obavijesti.

Kad nam se obratite direktno, zahtjev prosljeđujemo poslodavcu u roku od pet radnih dana i o tome vas obavještavamo. Sami o sadržaju vašeg zahtjeva ne odlučujemo.

Dvije stvari koje aplikacija danas ne može, pa ih ne obećavamo: nema brisanja podataka jednog lica jednim potezom, i nema izvoza svih podataka jednog lica jednim potezom. Oboje radimo ručno, po nalogu poslodavca.

8. Gdje podaci fizički stoje

Server je kod Hetznera, u Njemačkoj ili Finskoj. Pošta ide kroz Brevo u Francuskoj. Fonts, reCAPTCHA i Gravatar su usluge iz SAD-a. To znači da podaci izlaze iz Bosne i Hercegovine.

Zakon o zaštiti ličnih podataka BiH iznos ne zabranjuje i ne traži da podaci ostanu u zemlji — uređuje pod kojim uslovima smiju izaći (poglavlje IV, od člana 46). Uslove iznosa za podatke pretplatnika uređuje ugovor o obradi koji potpisujemo sa svakim pretplatnikom, uz standardne ugovorne klauzule koje donosi Agencija.

9. Kako podatke štitimo

• razdvajanje podataka po organizaciji, automatsko i pokriveno testovima;
• lozinke se čuvaju heširane, najmanje 8 znakova, uz provjeru da lozinka nije u poznatim procurjelim spiskovima;
• pet pokušaja prijave u minuti, brojeno po IP adresi i po e-adresi;
• drugi korak prijave: kod koji dolazi na e-poštu, važi 5 minuta i poništava se posle pet promašaja; u bazi stoji heš koda, ne kod. Administratoru platforme je obavezan;
• trag o prijavama i promjenama lozinke;
• obavezan HTTPS, sigurni kolačići, HSTS, CSP i ostala sigurnosna zaglavlja;
• kamera, mikrofon i lokacija su u pregledaču isključeni — aplikaciji ne trebaju;
• sigurnosna kopija baze i priloga svake noći, sa čuvanjem 14 dana;
• prilog druge organizacije vraća 404; izvršni fajlovi i SVG se ne primaju; jedan prilog je najviše 32 MB.

Dvoje kažemo otvoreno jer je tačno: dostava e-pošte nije pouzdana — obavještenje o roku može ne stići, a rok i dalje važi; i ne vodi se trag o tome ko je koji zapis gledao — zna se samo ko je šta upisao i odobrio. Administrator platforme tehnički može ući u podatke bilo koje organizacije, a svaka njegova radnja nad organizacijom ostavlja trag koji se ne mijenja.

Nijedan sistem nije apsolutno bezbjedan. Puno stanje mjera zaštite, sa onim što još nije urađeno, pretplatnik dobija u ugovoru o obradi ličnih podataka — tamo mu je i potrebno, jer je on rukovalac.

10. Djeca

Aplikacija je poslovni softver i nije namijenjena djeci. Naloge otvaramo samo zaposlenima pretplatnika.

11. Izmjene ove politike

Politiku mijenjamo kad se mijenja aplikacija. Verzija stoji na vrhu stranice. Bitnu izmjenu javljamo pretplatnicima e-poštom i objavljujemo je najmanje 15 dana prije stupanja na snagu.

Pitanja o ličnim podacima: prodaja@alpha3quality.com